A publikálásra benyújtott munkák esetében elvárás, hogy eredetiek, korábban még nem publikáltak legyenek, és nem álljanak elbírálás alatt más tudományos fórumon. A cikknek a folyóirathoz való beküldésével a szerzők megerősítik, hogy a cikk a saját eredeti szellemi termékük, és a publikálással nem sérülnek harmadik fél jogai. Harmadik fél bármilyen igénye esetén a szerzők teljes felelősséget vállalnak, beleértve az esetleges pénzügyi következményeket is. A kézirat beküldésével a szerző automatikusan elfogadja az itt közzétett feltételeket. A folyóirat nem feltétlenül osztja a közzétett cikkekben kifejtett véleményt, a felelősséget kizárólag a szerzők viselik.

A szerzői jog a szerzők kizárólagos tulajdonát képezi, míg az első közzététel joga a folyóiratot illeti meg. A közzétett munkára a Creative Commons License "Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International" (CC BY-NC-ND 4.0) licenc érvényes. A folyóiratban elektronikus formátumban megjelent valamennyi cikk szabadon másolható és terjeszthető bármilyen médiumban vagy formában a következő feltételekkel: a megfelelő hivatkozást fel kell feltüntetni, a cikkre mutató linket kell megadni, és minden változtatást jelezni kell. Az anyag nem használható fel kereskedelmi célokra. Módosított tartalom terjesztése nem engedélyezett. Nem alkalmazhatók olyan jogi feltételek vagy technológiai megoldások, amelyek korlátozzák a licenc által megengedett felhasználást.

A szerzőknek jogukban áll kéziratuk pre-print változatát (azaz a szerkesztőbizottság által közzétételre elfogadott, nem végleges változatot a szakmai bírálók által javasolt változtatásokkal) időbeli korlátozás nélkül és ingyenesen közzétenni (e-mailben, saját vagy intézményi honlapon, nyílt vagy korlátozott hozzáféréssel intézményi vagy egyetemi repozitóriumban vagy más nonprofit szerveren). A cikk ilyen módon történő terjesztésekor a szerző köteles figyelmeztetni az olvasókat, hogy a szóban forgó kézirat nem a cikk végleges, közzétett változata. Ha a cikk végleges változata már megjelent, a szerző számára megengedett, sőt ajánlott e változatot használni. Ez utóbbi esetben fel kell tüntetni a folyóiratban megjelent publikáció teljes bibliográfiai adatait.

A szerzők neve, ORCID azonosítója, (lehetőleg intézményi) e-mail címe, valamint affiliációja nyilvánosan hozzáférhető a folyóiratban. A weboldalon regisztrált neveket és e-mail címeket kizárólag a folyóirat megadott céljaira használjuk, azokat semmilyen más célra vagy más fél számára nem adjuk át.

A folyóiratban megjelent cikkeket magyarországi adattárakban archiváljuk, valamint hazai és nemzetközi adatbázisokban indexeljük (lásd Indexálás).

 A publikálás díjmentessége

A szerzők számára a teljes szerkesztési folyamat díjmentes. A Névtani Értesítő a méltányosság és a nyílt tudomány elvein alapuló publikációs politikájával összhangban nem számít fel díjat a cikkek befogadásáért és szerkesztéséért. A cikkekhez közvetlenül a megjelenésük után bárki díjmentesen hozzáférhet.